Datenschutzerklärung
Stand: 01.05.2026
Kuhlma IT Solutions, Marco Kuhl
1. Allgemeine Hinweise und Geltungsbereich
Der Schutz personenbezogener Daten ist uns wichtig. Nachfolgend informieren wir darüber, welche personenbezogenen Daten wir bei Nutzung unserer Website, unserer Kundenportale, unseres Onlineshops, unserer Kommunikationskanäle sowie im Rahmen unserer IT-Dienstleistungen verarbeiten, zu welchen Zwecken dies geschieht und welche Rechte betroffene Personen haben.
Diese Datenschutzerklärung gilt für unsere Website www.kuhlma.it sowie, soweit dort nicht gesondert geregelt, für unsere Kundenportale, insbesondere kundenportal.kuhlma.it, cp.kuhlma.it und portal.kuhlma.it. Für einzelne Dienste, Vertragsleistungen oder Auftragsverarbeitungen können ergänzende Datenschutzhinweise, Auftragsverarbeitungsverträge oder produktspezifische Informationen gelten.
2. Verantwortliche Stelle
Kuhlma IT
Solutions
Marco Kuhl
Obere Kaiserswerther Straße 15
47249 Duisburg
Deutschland
USt-IdNr. DE264968224
Telefon: +49 203 928797-00
E-Mail: [email protected]
Website: www.kuhlma.it
Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten entscheidet. Datenschutzanfragen können an [email protected] gerichtet werden.
3. Datenschutzbeauftragter
Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht benannt, sofern keine gesetzliche Benennungspflicht besteht. Für Datenschutzanfragen erreichen Sie uns unter [email protected].
4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, wenn eine Einwilligung erteilt wurde; Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist; Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit wir rechtlich zur Verarbeitung verpflichtet sind; und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist und keine überwiegenden Interessen oder Grundrechte entgegenstehen.
Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, erfolgt dies nur auf Grundlage einer einschlägigen Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO oder einer sonstigen gesetzlichen Erlaubnis.
5. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Vertrags-, Rechnungs- und Buchungsdaten werden regelmäßig für die Dauer gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gespeichert. Technische Logdaten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies zur Sicherstellung des technischen Betriebs, zur Fehleranalyse, zur IT-Sicherheit oder zur Missbrauchsvermeidung erforderlich ist.
6. Website-Hosting, Formulare und Cookie-Consent über Onepage
Unsere Website www.kuhlma.it wird über Onepage erstellt und gehostet. Außerdem nutzen wir das Cookie- bzw. Consent-Management von Onepage, um einwilligungspflichtige Dienste nur nach vorheriger Einwilligung einzubinden und Datenschutzeinstellungen zu dokumentieren.
Anbieter: Onepage GmbH, Hanauer Landstraße 172, 60314 Frankfurt am Main, Deutschland.
Beim Aufruf unserer Website und bei Nutzung des Cookie-Banners können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Browserinformationen, Geräteinformationen, aufgerufene Seiten, Cookie- bzw. Consent-Einstellungen und technische Protokolldaten verarbeitet werden.
Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der Website, zur technischen Sicherheit, zur Anzeige und Dokumentation Ihrer Cookie- und Datenschutzeinstellungen sowie zur Einbindung einwilligungspflichtiger Dienste. Rechtsgrundlage für technisch erforderliche Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit Einwilligungen verwaltet oder einwilligungspflichtige Dienste eingebunden werden, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG.
7. Onepage Analytics
Wir nutzen Onepage Analytics, um die Nutzung unserer Website statistisch auszuwerten und Informationen über Besucher, Seitenaufrufe, Funnelaktivitäten und die Performance unserer Website zu erhalten.
Bei der Nutzung von Onepage Analytics können insbesondere Seitenaufrufe, Besucherinformationen, Interaktionen, Funnelaktivitäten, technische Geräte- und Browserinformationen, Zeitpunkte von Zugriffen sowie weitere Nutzungsdaten verarbeitet werden.
Onepage Analytics wird nur eingesetzt, wenn Sie zuvor über das Cookie- bzw. Consent-Banner eingewilligt haben, soweit hierfür eine Einwilligung erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie- bzw. Datenschutzeinstellungen widerrufen.
8. Google Tag / Google Analytics
Wir nutzen Google Tag bzw. Google Analytics, um die Nutzung unserer Website statistisch auszuwerten, Reichweiten zu messen, Seitenaufrufe zu analysieren und unser Onlineangebot zu verbessern.
Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.
Bei der Nutzung von Google Analytics können insbesondere IP-Adresse, Geräteinformationen, Browserinformationen, Betriebssystem, Referrer-URL, aufgerufene Seiten, Verweildauer, Interaktionen, ungefähre Standortinformationen und technische Nutzungsdaten verarbeitet werden. Wir verwenden Google Analytics mit aktivierter IP-Anonymisierung bzw. mit den von Google Analytics 4 bereitgestellten Datenschutzfunktionen. Die Google-Analytics-ID lautet: G-6P07648WD8.
Google Analytics wird nur eingesetzt, wenn Sie zuvor eingewilligt haben. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie- bzw. Datenschutzeinstellungen widerrufen. Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Google bzw. verbundene Unternehmen in Drittländer, insbesondere die USA, kann nicht ausgeschlossen werden.
9. Cloudflare / DNS, Sicherheitsfunktionen und Turnstile
Wir nutzen Dienste von Cloudflare zur Verwaltung von DNS-Einträgen, zur technischen Bereitstellung und Absicherung unserer Onlineangebote sowie künftig zur Spam- und Bot-Abwehr über Cloudflare Turnstile.
Anbieter: Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA.
Bei der Nutzung von Cloudflare können insbesondere IP-Adressen, DNS-Anfragen, technische Verbindungsdaten, Sicherheitsereignisse, Browser- und Geräteinformationen, aufgerufene URLs, Zeitstempel, Logdaten sowie Informationen zur Erkennung automatisierter Zugriffe verarbeitet werden.
Cloudflare Turnstile dient dazu, automatisierte Zugriffe, Spam und Missbrauch in Formularen oder Loginbereichen zu erkennen und zu verhindern. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit Cloudflare-Dienste einwilligungspflichtige Technologien einsetzen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Soweit erforderlich, besteht mit Cloudflare ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.
10. Kundenportal und internes Support-/Ticketsystem
Unser Kundenportal sowie unser Support- und Ticketsystem sind Eigenentwicklungen von Kuhlma IT Solutions. Das Hosting des Kundenportals erfolgt über IONOS als Hosting-Partner.
Anbieter Hosting: IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland.
Im Kundenportal und im Support-/Ticketsystem verarbeiten wir insbesondere Registrierungsdaten, Zugangsdaten, Stammdaten, Unternehmensdaten, Kontaktdaten, Kundennummern, Bestelldaten, Vertragsdaten, Rechnungsstatus, Zahlungsstatus, gebuchte Leistungen, technische Zuordnungen, Supportanfragen, Ticketinhalte, Fehlermeldungen, Logdaten, Dateianhänge, IP-Adressen, Session-Daten, Geräteinformationen und sicherheitsrelevante Ereignisse.
Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung des Kundenportals, zur Verwaltung von Kundenkonten, zur Bearbeitung von Bestellungen, zur Supportbearbeitung, zur technischen Betreuung, zur Fehleranalyse, zur Dokumentation von Kundenanfragen, zur IT-Sicherheit und zur Vertragserfüllung. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c und lit. f DSGVO.
11. Server-Logdateien
Bei Nutzung unserer Website und unserer Kundenportale werden Server-Logdateien verarbeitet. Diese können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene URL, HTTP-Statuscode, übertragene Datenmenge, Referrer-URL, Browsertyp und Browserversion, Betriebssystem, Hostname des zugreifenden Systems und technische Sicherheitsereignisse enthalten. Die Verarbeitung erfolgt zur Sicherstellung des technischen Betriebs, zur Erkennung und Abwehr von Angriffen, zur Fehleranalyse und zur Missbrauchsvermeidung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
12. Kontakt-, Projekt-, Schulungs- und Supportformulare
Wenn Sie über unsere Website ein Kontaktformular, Projektanfrageformular, Supportformular, Schulungsformular oder ein sonstiges Anfrageformular nutzen, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Daten. Die Formulare werden über unsere Website-Infrastruktur bzw. Onepage bereitgestellt. Google Forms wird hierfür nicht eingesetzt.
Hierzu können insbesondere Name, Firma, Position, Rolle oder Abteilung, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anfragetyp, Projektkategorie, gewünschter Leistungsbereich, Anzahl der Endgeräte, Projektzeitraum, gewünschter Schulungstermin, Anzahl der Teilnehmer, Beschreibung Ihres Anliegens, hochgeladene Dateien und technische Metadaten gehören.
Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Vorbereitung eines Angebots, zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, zur Projektplanung, zur Supportbearbeitung und zur Kommunikation mit Ihnen. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.
13. Dateiuploads im Support- und Anfrageprozess
Wenn Sie Dateien über unsere Formulare hochladen, verarbeiten wir die hochgeladenen Dateien und die darin enthaltenen Informationen zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Je nach Inhalt der Datei können darin personenbezogene Daten, technische Informationen, Logdateien, Screenshots, Fehlerbeschreibungen oder sonstige vertrauliche Informationen enthalten sein. Bitte übermitteln Sie Zugangsdaten, Passwörter, besondere Kategorien personenbezogener Daten oder besonders vertrauliche Inhalte nur nach vorheriger Abstimmung und über geeignete sichere Übertragungswege.
14. Kundenkonto, B2B-Shop und rechtliche Bestätigungen
Wenn Sie ein Kundenkonto anlegen, sich in unserem Kundenportal registrieren oder über unseren B2B-Shop Leistungen bestellen, verarbeiten wir die hierfür erforderlichen Daten. Dazu gehören insbesondere Name, Firma, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Zugangsdaten, Kundennummer, Bestelldaten, Vertragsdaten, Rechnungsdaten, Zahlungsstatus, gebuchte Leistungen, technische Zuordnungen und rechtliche Bestätigungen im Bestellprozess.
Im Rahmen von Bestellungen und Registrierungen dokumentieren wir bestimmte rechtliche Bestätigungen, insbesondere die Bestätigung der Unternehmereigenschaft, die Kenntnisnahme von AGB und Datenschutzinformationen sowie weitere im Bestellprozess erforderliche Erklärungen. Dabei speichern wir insbesondere Zeitpunkt, Kundennummer, Bestellnummer, verwendete Textversion, Inhalt oder Hashwert des bestätigten Textes, IP-Adresse, User-Agent und Quelle der Bestätigung.
Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c und lit. f DSGVO.
15. Zahlungsabwicklung, SEPA, Guthaben und PayPal
Wir verarbeiten Zahlungsdaten zur Abwicklung von Zahlungen, zur Rechnungsstellung, zur Buchhaltung, zur Verwaltung offener Posten und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten. Je nach Zahlungsart können insbesondere Name, Firma, Anschrift, Rechnungsdaten, Zahlungsbetrag, Zahlungsstatus, Bankverbindung, Mandatsreferenz, Transaktionsdaten, Verwendungszweck, Kundennummer und Bestellnummer verarbeitet werden.
Wenn Sie uns ein SEPA-Lastschriftmandat erteilen, verarbeiten wir Mandatsdaten, Bankverbindung, Kontoinhaber, Mandatsreferenz, Zahlungsbetrag, Fälligkeitsdatum und Zahlungsstatus zur Durchführung des Lastschrifteinzugs.
Wenn Sie ein Kundenguthaben aufladen oder Vorauszahlungen leisten, verarbeiten wir Zahlungsdaten, Guthabenbewegungen, Verwendungszwecke, Verrechnungen mit Rechnungen, Belegnummern, Buchungsdaten und Zahlungsstatus.
Wenn Sie PayPal als Zahlungsart auswählen, werden Zahlungsdaten an PayPal Europe S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22-24 Boulevard Royal, L-2449 Luxemburg übermittelt. Die Verarbeitung erfolgt zur Zahlungsabwicklung. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO.
16. SCHUFA-Bonitätsprüfung
Wir nutzen Leistungen der SCHUFA zur Bonitätsprüfung, soweit dies zur Prüfung von Zahlungsausfallrisiken erforderlich ist, insbesondere bei Verträgen mit Vorleistung, Rechnungskauf, Dauerschuldverhältnissen, wiederkehrenden Leistungen, höheren Auftragswerten oder sonstigen berechtigten Risikosituationen.
Anbieter: SCHUFA Holding AG, Kormoranweg 5, 65201 Wiesbaden, Deutschland.
Im Rahmen einer Bonitätsprüfung können wir personenbezogene Daten an die SCHUFA übermitteln und von der SCHUFA bonitätsrelevante Informationen erhalten. Hierzu können insbesondere Name, Anschrift, Geburtsdatum, Unternehmensdaten, Kontaktdaten, Vertragsdaten und Informationen zum angefragten Geschäftsvorgang gehören.
Die Verarbeitung erfolgt zur Prüfung der Zahlungsfähigkeit, zur Vermeidung von Zahlungsausfällen, zur Betrugsprävention und zur Risikosteuerung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Betroffene Personen werden im jeweiligen Prozess gesondert über die SCHUFA-Abfrage informiert, soweit dies erforderlich ist.
17. Lexware Office / Rechnungsstellung und Buchhaltung
Wir nutzen Lexware Office zur Rechnungsstellung, Buchhaltung, Zahlungszuordnung, Verwaltung offener Posten und Erfüllung steuer- und handelsrechtlicher Pflichten.
Anbieter: Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Munzinger Straße 9, 79111 Freiburg, Deutschland.
In Lexware Office können insbesondere Kundenstammdaten, Unternehmensdaten, Kontaktdaten, Rechnungsdaten, Leistungsdaten, Zahlungsdaten, Bankdaten, Beleginformationen, Buchungsdaten, steuerlich relevante Daten und Kommunikationsdaten verarbeitet werden. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c und lit. f DSGVO.
18. Newsletter und Bestandskundeninformationen
Wenn Sie sich für unseren Newsletter anmelden, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse sowie gegebenenfalls Ihren Namen, Ihre Firma, Anmeldedaten, Einwilligungsnachweise, Versandzeitpunkte und technische Versandinformationen.
Der Versand erfolgt über unsere eigene technische Infrastruktur beziehungsweise unsere eigenen E-Mail-Systeme auf Basis von Microsoft 365 und Hornetsecurity. Ein externer Newsletter-Versanddienstleister wird hierfür derzeit nicht eingesetzt.
Die Anmeldung erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Soweit wir Bestandskunden über eigene ähnliche Waren oder Dienstleistungen informieren, erfolgt dies auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an Direktwerbung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO unter Beachtung der gesetzlichen Anforderungen.
19. E-Mail-Kommunikation, Microsoft 365, S/MIME und Hornetsecurity
Unsere geschäftliche E-Mail-Kommunikation erfolgt über Microsoft 365. E-Mails werden über Hornetsecurity abgesichert und rechtssicher archiviert. Ausgehende E-Mails werden, soweit technisch möglich und eingerichtet, mittels S/MIME verschlüsselt.
Anbieter Microsoft: Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Anbieter Hornetsecurity: Hornetsecurity GmbH, Am Listholze 78, 30177 Hannover, Deutschland.
Bei der E-Mail-Kommunikation können insbesondere Absender- und Empfängeradressen, Namen, Firmen, Kommunikationsinhalte, Anhänge, Metadaten, Zeitpunkte, Zustellinformationen, Sicherheitsprüfungen, Archivierungsdaten, Verschlüsselungsinformationen und technische Protokolldaten verarbeitet werden.
Die Verarbeitung erfolgt zur geschäftlichen Kommunikation, zur Vertragsdurchführung, zur IT-Sicherheit, zur Spam- und Malware-Abwehr, zur Verschlüsselung, zur Nachweisführung und zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c und lit. f DSGVO.
20. Microsoft Teams, OneDrive und Webex für Placetel
Wir nutzen Microsoft Teams für Online-Meetings, Videokonferenzen, Telefonkonferenzen und digitale Zusammenarbeit. Wir nutzen OneDrive zur Dateiübermittlung, Projektkommunikation, Dokumentation und Zusammenarbeit. Anbieter ist jeweils Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland.
Wir nutzen Webex für Placetel für geschäftliche Telefonie, Online-Meetings, interne und externe Kommunikation sowie gegebenenfalls Messaging-Funktionen. Anbieter ist Gamma Placetel GmbH, Düsseldorf, Deutschland.
Verarbeitet werden können insbesondere Name, Firma, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Rufnummern, Meeting-Metadaten, Chatnachrichten, Audio- und Videodaten, geteilte Inhalte, Dateien, IP-Adressen, technische Diagnosedaten und Geräteinformationen. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.
21. Sally.io und mobile Meeting-Aufnahmen
Wir können bei Online-Meetings, insbesondere über Microsoft Teams, sowie bei sonstigen Besprechungen nach vorheriger Absprache den KI-Meeting-Assistenten Sally.io einsetzen. Sally.io kann verwendet werden, um Besprechungen zu dokumentieren, Gesprächsinhalte zu transkribieren, Zusammenfassungen zu erstellen, Aufgaben festzuhalten und Projektergebnisse nachvollziehbar zu dokumentieren.
Anbieter: Aliru GmbH / Sally.io, Deutschland.
Beim Einsatz von Sally.io können insbesondere Name und Kontaktdaten der teilnehmenden Personen, Meeting-Metadaten, Audioinhalte, Gesprächsinhalte, Transkripte, Zusammenfassungen, Aufgaben und technische Nutzungsdaten verarbeitet werden. Der Einsatz erfolgt nur anlassbezogen und nach vorherigem Hinweis bzw. vorheriger Absprache. Teilnehmer können dem Einsatz widersprechen. In diesem Fall wird Sally.io für das betreffende Meeting nicht eingesetzt oder aus dem Meeting entfernt, soweit eine Teilnahme ohne Sally.io gewünscht ist.
In Einzelfällen können Besprechungen nach vorheriger Absprache und nur mit Hinweis an die teilnehmenden Personen über ein mobiles Endgerät aufgenommen werden, um das Meeting zu dokumentieren. Eine solche Aufnahme erfolgt nicht heimlich und nicht ohne vorherige Information der Teilnehmer. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. a, lit. b und lit. f DSGVO, je nach Einzelfall.
22. WhatsApp Business und Signal
Wenn Sie über WhatsApp Business mit uns kommunizieren, verarbeiten wir Ihre Telefonnummer, Ihren Namen, Kommunikationsinhalte, Metadaten und weitere von Ihnen bereitgestellte Daten. Anbieter ist WhatsApp Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland.
Wenn Sie über Signal mit uns kommunizieren, verarbeiten wir Ihre Telefonnummer, Ihren Namen, Kommunikationsinhalte und weitere von Ihnen bereitgestellte Daten. Anbieter ist Signal Messenger LLC, USA.
Bitte nutzen Sie Messenger nicht für besonders vertrauliche Informationen, Zugangsdaten, besondere Kategorien personenbezogener Daten oder sensible Supportinhalte. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. f und ggf. lit. a DSGVO.
23. TeamViewer und Fernwartung
Für Fernwartungs- und Supportleistungen können wir TeamViewer einsetzen. Anbieter: TeamViewer Germany GmbH, Bahnhofsplatz 2, 73033 Göppingen, Deutschland.
Bei Nutzung von Fernwartungslösungen können technische Verbindungsdaten, Sitzungsdaten, Geräteinformationen, IP-Adressen und Supportinhalte verarbeitet werden. Der konkrete Umfang hängt von der jeweiligen Sitzung und den vom Kunden freigegebenen Zugriffen ab. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.
24. awork / Projektmanagement
Wir nutzen awork zur internen Projektplanung, Aufgabenverwaltung, Ressourcenplanung, Zeiterfassung, Projektkommunikation und Dokumentation von Kundenprojekten. Anbieter: awork GmbH, Hamburg, Deutschland.
In awork können insbesondere Name, Firma, Kontaktdaten, Projektzuordnungen, Aufgaben, Termine, Fristen, Projektbeschreibungen, Kommunikationsinhalte, Zeiterfassungsdaten, Zuständigkeiten und sonstige projektbezogene Informationen verarbeitet werden. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.
25. Zeeg / Terminbuchung
Wir nutzen Zeeg zur Online-Terminbuchung und Terminverwaltung. Anbieter: Zeeg GmbH, Deutschland.
Wenn Sie über Zeeg einen Termin mit uns buchen, können insbesondere Name, Firma, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, gewünschter Termin, Anliegen, gebuchte Leistung, Kalenderdaten, Kommunikationsdaten und technische Metadaten verarbeitet werden. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.
26. 1Password / Passwort- und Zugriffsverwaltung
Wir nutzen 1Password zur sicheren Verwaltung von Passwörtern, Zugangsdaten, API-Schlüsseln, administrativen Zugriffen, technischen Zugangsinformationen und sicherheitsrelevanten Informationen. Wir nutzen 1Password in der EU-Datenregion.
Anbieter: AgileBits Inc. / 1Password.
In 1Password können insbesondere Benutzernamen, E-Mail-Adressen, URLs, Zugangsdaten, technische Zugangsinformationen, API-Schlüssel, Kundenzuordnungen, Projektnotizen, Systeminformationen und Berechtigungsinformationen verarbeitet werden. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.
27. Expeero / Bewertungsanzeige und Reputationsmanagement
Wir nutzen Expeero, um Kundenbewertungen anzuzeigen, Bewertungen zu bündeln und unsere Online-Reputation darzustellen. Auf unserer Website können Inhalte von Expeero eingebunden sein, etwa Bewertungswidgets, Bewertungsprofile, Sternebewertungen oder sonstige Elemente zur Darstellung von Kundenbewertungen.
Beim Aufruf solcher eingebundenen Inhalte können personenbezogene Daten an Expeero übertragen werden. Hierzu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, Referrer-URL, Browser- und Geräteinformationen, technische Nutzungsdaten sowie Informationen über die Interaktion mit dem eingebundenen Expeero-Element gehören.
Wenn Sie über Expeero eine Bewertung abgeben oder an einer Kundenumfrage teilnehmen, können zusätzlich die von Ihnen angegebenen Inhalte verarbeitet werden, insbesondere Name, Firma, E-Mail-Adresse, Bewertungstext, Bewertungsnote, Erfahrungsbericht, Zeitpunkt der Bewertung und weitere freiwillige Angaben. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. f und ggf. lit. a DSGVO sowie § 25 Abs. 1 TDDDG, soweit einwilligungspflichtige Technologien eingesetzt werden.
28. Künstliche Intelligenz, ChatGPT und Claude
Wir nutzen KI-gestützte Dienste wie ChatGPT von OpenAI und Claude von Anthropic zur Unterstützung interner Arbeitsprozesse, zur Texterstellung, zur technischen Analyse, zur Unterstützung bei Dokumentationen, zur Rechercheunterstützung, zur Codeanalyse, zur Fehleranalyse und zur allgemeinen Produktivitätssteigerung.
Bei der Nutzung von KI-Diensten können Eingaben, Prompts, hochgeladene Dateien, technische Informationen, Ausgaben und Nutzungsdaten verarbeitet werden. Wir achten darauf, personenbezogene Daten, vertrauliche Informationen, Kundendaten, Zugangsdaten, besondere Kategorien personenbezogener Daten und Geschäftsgeheimnisse nur dann in KI-Systeme einzugeben, wenn hierfür eine geeignete Rechtsgrundlage, vertragliche Grundlage, technische Schutzmaßnahme oder Auftragsverarbeitungsvereinbarung besteht.
Rechtsgrundlagen sind je nach Zweck Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Soweit KI-Dienste in unserem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 28 DSGVO. Kundendaten, personenbezogene Daten oder vertrauliche Inhalte werden nicht ohne entsprechende Grundlage zu Trainingszwecken freigegeben.
29. Microsoft 365 / Cloud-Lizenzen und Crayon
Wenn Sie über uns Microsoft-365- oder andere Cloud-Lizenzen beziehen, verwalten oder betreuen lassen, verarbeiten wir die zur Bereitstellung, Verwaltung und Abrechnung erforderlichen Daten. Dazu können Name, Firma, E-Mail-Adresse, Benutzerkonten, Tenant-Daten, Lizenzinformationen, Benutzerzuordnungen, Bestelldaten, Vertragsdaten, Abrechnungsdaten und Supportdaten gehören.
Je nach Leistung können Daten an Microsoft, Distributoren wie Crayon oder andere beteiligte Anbieter übermittelt werden. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO.
30. Domainregistrierung und SSL-Zertifikate
Wenn Sie über uns Domains registrieren, verwalten, verlängern, übertragen oder kündigen, verarbeiten wir die hierfür erforderlichen Daten, insbesondere Name, Firma, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Domainname, technische Kontaktdaten, DNS-Daten, Vertrags- und Abrechnungsdaten. Diese Daten können an Registrare, Registries und technische Dienstleister übermittelt werden. Empfänger können insbesondere InterNetX sowie die jeweils zuständigen Registries sein.
Wenn Sie über uns SSL-Zertifikate beziehen, verwalten oder erneuern lassen, verarbeiten wir die hierfür erforderlichen Daten, insbesondere Name, Firma, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Domainname, technische Validierungsdaten, Organisationsdaten, Zertifikatsdaten, Bestell- und Vertragsdaten. Empfänger können insbesondere GoGetSSL, Sectigo, Comodo, RapidSSL, GeoTrust, Thawte, DigiCert oder andere zuständige Zertifizierungsstellen sein. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
31. E-Mail-Security, Endpoint-Management, Backup, Archivierung und Monitoring
Soweit Sie entsprechende Leistungen beauftragen, können wir Systeme und Dienste aus den Bereichen E-Mail-Security, E-Mail-Archivierung, Security Awareness, Berechtigungsmanagement, Endpoint-Management, Patchmanagement, Softwareverteilung, Mobile Device Management, Backup, Disaster Recovery, Monitoring und IT-Sicherheit einsetzen.
Hierbei können insbesondere Benutzer- und Gerätedaten, E-Mail-Metadaten, Sicherheitsereignisse, Quarantänedaten, Archivierungsdaten, Awareness-Trainingsdaten, Logdaten, Inventardaten, Softwarestände, Patchstatus, Backupstatus, Fehlermeldungen und technische Konfigurationsdaten verarbeitet werden.
Je nach beauftragter Leistung können Anbieter wie Hornetsecurity, baramundi, NovaStor oder andere technische Dienstleister eingebunden sein. Soweit wir personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO.
32. Kundenreferenzen und Logos
Soweit wir Kundenlogos, Referenzen, Projektbeschreibungen oder Erfahrungsberichte veröffentlichen, erfolgt dies nur auf Grundlage einer entsprechenden Einwilligung oder vertraglichen Vereinbarung mit dem jeweiligen Kunden. Sofern dabei personenbezogene Daten, Ansprechpartner, Bilder oder Zitate einzelner Personen veröffentlicht werden, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
33. Auftragsverarbeitung für Kunden
Soweit wir im Rahmen unserer IT-Dienstleistungen personenbezogene Daten im Auftrag und nach Weisung unserer Kunden verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO. Dies kann insbesondere bei Hosting, Managed Services, Backup, E-Mail-Security, Endpoint-Management, Support, Fernwartung, Migration, Administration und bestimmten Consulting-Leistungen der Fall sein. Der Kunde bleibt in diesen Fällen Verantwortlicher im Sinne der DSGVO; wir handeln insoweit als Auftragsverarbeiter.
34. Unterauftragsverarbeiter und Dienstleister
Wir können zur Erbringung unserer Leistungen Dienstleister und Unterauftragsverarbeiter einsetzen. Hierzu können insbesondere Hosting-Anbieter, Cloud-Anbieter, Zahlungsdienstleister, Softwarehersteller, Distributoren, Registrare, Zertifizierungsstellen, Supportdienstleister, Kommunikationsanbieter, Buchhaltungsdienstleister und Steuerberater gehören. Soweit erforderlich, schließen wir mit Auftragsverarbeitern Verträge gemäß Art. 28 DSGVO. Eine aktuelle Liste eingesetzter Unterauftragsverarbeiter kann unter www.kuhlma.it/subunternehmer bereitgestellt werden.
35. Drittlandübermittlungen
Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums kann stattfinden, wenn eingesetzte Dienstleister, Hersteller oder Plattformanbieter ihren Sitz in einem Drittland haben oder dort Daten verarbeiten. In diesen Fällen achten wir darauf, dass geeignete Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO bestehen, insbesondere Angemessenheitsbeschlüsse, EU-Standardvertragsklauseln, vertragliche Schutzmaßnahmen oder andere geeignete Garantien.
36. IT-Sicherheit
Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Zerstörung, unbefugten Zugriff, Veränderung oder unbefugte Offenlegung zu schützen. Hierzu gehören insbesondere Zugriffsbeschränkungen, Berechtigungskonzepte, Verschlüsselung, Protokollierung, Datensicherung, Sicherheitsupdates, Monitoring, Schulungen, Vertraulichkeitsverpflichtungen und sonstige Schutzmaßnahmen nach dem Stand der Technik, soweit angemessen.
37. Rechte betroffener Personen
Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften das Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO, Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO, Löschung gemäß Art. 17 DSGVO, Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO, Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO, Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO, Widerruf erteilter Einwilligungen gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO sowie Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO.
38. Widerspruchsrecht
Wenn wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben betroffene Personen das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen. Legen Sie Widerspruch ein, verarbeiten wir die betroffenen personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
39. Widerruf von Einwilligungen
Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
40. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig kann insbesondere die Datenschutzaufsichtsbehörde des Bundeslandes sein, in dem wir unseren Sitz haben oder in dem die betroffene Person ihren Wohnsitz hat.
41. Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich unsere Datenverarbeitungen, eingesetzte Dienste, gesetzliche Vorgaben oder technische Rahmenbedingungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter www.kuhlma.it/datenschutzerklaerung abrufbar.