E-Rechnung ab 2027: Was Unternehmen jetzt tun müssen
E-Rechnung ab 2027: Unternehmen mit über 800.000 Euro Umsatz müssen E-Rechnungen ausstellen. Wer betroffen ist, welche Formate gelten und was zu tun ist.
Die E-Rechnung ab 2027 wird für viele Unternehmen zur Pflicht: Wer 2026 mehr als 800.000 Euro Umsatz erzielt, muss ab dem 1. Januar 2027 Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland als elektronische Rechnung ausstellen. Ein PDF per E-Mail reicht dann nicht mehr. Alle übrigen Unternehmen folgen ab 2028. Bis zum Stichtag bleiben gut zwei Monate.
Das Wichtigste zur E-Rechnung ab 2027 in Kürze
- Seit 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
- Ab 1. Januar 2027: Pflicht zum Ausstellen für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Jahr 2026
- Ab 1. Januar 2028: Pflicht für alle Unternehmen
- Gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland, nicht für Privatkunden
- Zulässige Formate: XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat, das eine Software automatisch auslesen und verarbeiten kann. Ein PDF ist für das Gesetz keine E-Rechnung, auch wenn es elektronisch verschickt wird. Zulässig sind vor allem die Formate XRechnung, eine reine XML-Datei, und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ein PDF mit eingebetteten XML-Daten. Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen dafür nicht aus.
Wer muss ab 2027 E-Rechnungen ausstellen?
Ab 2027 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen ausstellen, deren Gesamtumsatz im Jahr 2026 über 800.000 Euro lag. Maßgeblich ist der umsatzsteuerliche Gesamtumsatz, der von den Zahlen in der Auswertung Ihres Steuerberaters abweichen kann. Liegt Ihr Umsatz 2026 bei höchstens 800.000 Euro, dürfen Sie für Leistungen aus dem Jahr 2027 noch Papierrechnungen oder, mit Zustimmung des Empfängers, PDF-Rechnungen verschicken. Ab 2028 gilt die Pflicht dann für alle.
Aufpassen sollten Sie beim Jahreswechsel: Eine Leistung aus dem Jahr 2026, deren Rechnung Sie erst im Januar 2027 schreiben, braucht als größeres Unternehmen bereits eine E-Rechnung.
Welche Ausnahmen gibt es?
Von der Pflicht zum Ausstellen gibt es nur wenige Ausnahmen. Dazu gehören Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto und Fahrausweise. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Empfangen können müssen sie aber alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer.
Reicht ein E-Mail-Postfach für den Empfang?
Ja, für den Empfang reicht laut Bundesfinanzministerium ein E-Mail-Postfach aus. Entscheidend ist, was danach passiert: Die XML-Daten müssen lesbar gemacht, geprüft und unverändert aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt in der Regel acht Jahre. Ein ausgedrucktes PDF als Ablage genügt dafür nicht.
Was sollten Unternehmen jetzt tun?
- Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, ob Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro liegt.
- Prüfen Sie, ob Ihre Rechnungssoftware XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erzeugen kann.
- Legen Sie ein eigenes Postfach für eingehende Rechnungen an, etwa rechnung@ Ihrer Domain, und teilen Sie es Ihren Lieferanten mit.
- Stellen Sie sicher, dass eingehende E-Rechnungen lesbar angezeigt, geprüft und revisionssicher archiviert werden.
- Fragen Sie Ihre wichtigsten Kunden, an welche Adresse und in welchem Format sie E-Rechnungen erhalten möchten.
- Testen Sie den Versand rechtzeitig vor dem 1. Januar 2027 mit einigen Kunden.
Wie schützen Sie den Rechnungseingang vor Betrug?
Ein zentrales Rechnungspostfach ist ein beliebtes Ziel für gefälschte Rechnungen und Schadsoftware im Anhang. Eine E-Mail-Sicherheitslösung wie Hornetsecurity für Microsoft 365 filtert solche Nachrichten heraus, bevor sie die Buchhaltung erreichen, und archiviert E-Mails auf Wunsch revisionssicher. Mehr dazu lesen Sie im Beitrag Hornetsecurity Silver Partner. Das Postfach selbst richten wir Ihnen in Microsoft 365 ein, und mit einem Backup über Acronis Cyber Protect Cloud sichern Sie Ihre Daten zusätzlich ab.
Die verbindlichen Regeln finden Sie in den Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung. Für die steuerliche Einordnung Ihres Unternehmens ist Ihr Steuerberater der richtige Ansprechpartner.
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